Análisis de las ventajas y desventajas del sistema de gestión documental QUIPUX para la PUCESE

Abstract

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo analizar las ventajas y desventajas del sistema de gestión documental Quipux en la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Esmeraldas (PUCESE), con respecto al sistema de gestión actual, basado en el archivo de documentos en papel y realizado de manera independiente en cada departamento de la institución. Puesto que no se contaba con datos previos, la investigación ha partido de un análisis de la gestión documental actual, dando lugar a una investigación básica y descriptiva. Se realizó la revisión de literatura científica en las bases de datos nacionales e internacionales con el fin de conocer cómo se ha llevado a cabo este tipo de procedimientos en otros ámbitos y poder partir de conocimientos de expertos y experiencias contrastadas. Para analizar la situación actual de la PUCESE se realizó una recolección de datos mediante una entrevista semiestructurada dirigida a las personas responsables de archivar los documentos. Los resultados obtenidos en la entrevista indican que el 84,21% desconoce las normas que regulan la gestión documental y archivo de las instituciones en el Ecuador; lo que se refleja en el modo de trabajo de los departamentos en la PUCESE, donde la información y documentación es gestionada con el criterio personal de las auxiliares y asistentes encargadas de esta actividad, sin que existan normas comunes que ayuden al archivo, gestión y recuperación de la información. Tras revisar la legislación ecuatoriana que indica la obligatoriedad de implementar un sistema de gestión digital QUIPUX para instituciones públicas y privadas con participación del estado y dadas las problemáticas derivadas de la gestión de documentos actual de la PUCESE que se obtienen de la entrevista aplicada, se concluye que la implementación del sistema QUIPUX se presenta como necesaria para la institución. Esta implementación debe ser incorporada al plan estratégico de la institución para que sea parte de la modernización de la gestión documental y que esté de acuerdo a las exigencias de la era de la gestión del conocimiento en vista de que es un software libre que se puede institucionalizar, su adquisición no tiene costo y garantiza la seguridad de los datos institucionales, además de mejorar la eficiencia en la gestión de la documentación, ahorrando papel, tiempo y espacio con respecto al archivo físico actual.