Sistema de gestión documental basado en SharePoint para los procesos de las unidades académicas de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador - Ambato

Abstract

El presente trabajo de investigación tiene como objetivo desarrollar un sistema de gestión documental para los procesos de las unidades de escuela de la PUCE Ambato. A través de las diferentes técnicas de investigación cuantitativas mediante entrevistas y observaciones se logra identificar como problemas representativos la dispersa información en los diferentes departamentos de la institución. Se determina que se puede ocupar herramientas que contiene la Universidad para poder realizar de mejor manera estos procesos. Se utiliza SharePoint bajo una concepción de desarrollo bajo el marco de trabajo SCRUM con sus diferentes fases y la combinación con la metodología ágil Extreme Programming (XP) para la implementación del sistema de gestión documental en las unidades y secretarias de la PUCE Ambato, se tuvo como resultados el sistema con diferentes módulos: gestión de usuarios, gestión de procesos o flujos de trabajo, gestión de aprobación e historial de tareas. El producto final fue validado a través de una encuesta de aceptación, en el cual se verificó la satisfacción de las secretarias de las unidades académicas de la Universidad para alcanzar una adecuada experiencia de uso y se verificó el funcionamiento de los procesos principales de la universidad.